Small Apps et … Planning

Nous gérons tous des activités avec des dates : de la simple gestion d’actions, au Plan Directeur de Production, en passant par les plannings d’astreinte…  

Encore aujourd’hui, cela démarre avec Excel ; certains l’améliorent avec du visuel, le complètent avec des macros pour traiter les spécificités métier. 

Si le résultat est pertinent, l’outil se répand et devient vite nécessaire mais reste fragile. Il faut alors professionnaliser et le choix devient difficile :   

  • Acheter un progiciel, parfois complexe en fonction de sa richesse (les deux vont souvent ensemble); il faut alors faire “rentrer le besoin dans l’outil” 
  • Développer un spécifique : coûteux, et ne garantit même pas l’adhésion d’utilisateurs habitués à Excel. 

Cette problématique, nous la rencontrons souvent chez nos clients et nos Small Apps sont très appréciées : 

  • Développement spécifique pour coller au métier  
  • Dans une démarche pragmatique où nous imaginons avec les utilisateurs, leur solution. 
  • En s’appuyant sur notre framework Corail et notamment les composants calendrier”. 

 

Cela donne des projets très populaires, car pour un coût modéré, les clients obtiennent rapidement un outil visuel, intuitif et pratique. 

 

C’est le sujet que nous souhaitons partager avec vous aujourd’hui, avec des exemples sur le Planning d’Équipe et le Plan de Charge et ainsi que des retours d’expérience variés de Thales Alenia Space et Stäubli. Merci à eux pour leur collaboration. 

Bons plannings à vous ! 

  • M. Hagnier  – Staubli – Gestion de prêts de robots – Lire 
  • C. Valentinotti, E. Bousquet & D. Darnaudet – Thales Alenia Space – Planning de specs – Lire

Planning d’équipe

Les activités de support, de sécurité, d’accueil, ont besoin d’outils de planning d’équipe, pour planifier l’affectation des agents, faciliter les remplacements et éviter les manques.

Le service Support d’un de nos grands clients, qui compte plusieurs équipes, nous a sollicité sur ce sujet. Il devenait nécessaire de remplacer leurs solutions Excel locales, par un outil global, permettant entre autres d’homogénéiser les pratiques et de donner de la visibilité (plannings partagés). La particularité de leur activité les orientait vers le spécifique plutôt que le progiciel.

Le client a apprécié notre implication dans son métier, notre capacité à imaginer avec lui un outil visuel, pratique et customisé (à travers ateliers et prototypes).

Le résultat a beaucoup plu : une application web combinant calendrier graphique et règles métier.

Par la suite, d’autres services nous ont commandé ce même outil, avec le même visuel et leurs règles métier spécifiques. À chaque fois, l’adhésion des utilisateurs a été immédiate.

Confrontés nous-mêmes à cette problématique, nous le préférons aussi à un progiciel, en l’adaptant à notre besoin, en liaison avec le plan de charges.


Plan de Charges

Le Plan de Charges concerne toutes les entreprises de prestations (conseils, services…) :

  • À court terme : pour l’affectation des collaborateurs aux missions
  • De façon plus macro, pour gérer une vision moyen terme de la charge : très précieux pour les entreprises qui ont peu de visibilité

Désirade avait un outil Excel pour gérer cette vision macro, permettant de décider des embauches. Pertinent jusqu’à 20 collaborateurs, l’outil est devenu inexploitable avec la croissance de l’entreprise. Par ailleurs, la visibilité sur les projets en portefeuille n’est plus détenue par une seule personne.

Nous avons donc « webisé » notre plan de charges, ici aussi, en combinant visuel du calendrier et règles de gestion :

  • Décaler un projet de 3 semaines, ce qui décale toute l’équipe
  • Calculs de besoins de ressources (entre les projets et les collaborateurs non affectés)

Ici aussi, un de nos points forts est le Framework Corail et nos composants « calendrier » qui facilitent le développement de plannings graphiques, très lisibles.

Cet outil est devenu un élément clé de notre management collaboratif :

  • La vision du prévisionnel de Désirade devient la consolidation de la vision des référents, chacun sur sa clientèle
  • Sa facilité d’utilisation en fait un outil « live » du CoDir (notamment en télétravail)

Il inspire nos clients et déclenche de nouveaux projets customisés à leur contexte.

 

Désirade aussi a « Webisé » ses plannings: ici notre plan de charge collaboratif pour piloter l’activité.

Gestion de prêt de robots

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Marjorie Hagnier

Marjorie Hagnier – Product Owner

Division robot – Stäubli Faverges

L’entreprise 

Des solutions mécatroniques innovantes pour une productivité accrue.

Stäubli est un fournisseur mondial de solutions mécatroniques, présent sur trois secteurs distincts : les systèmes de connexion, la robotique et le textile. Nous offrons nos produits et services à des clients soucieux d’améliorer leur productivité, et cela dans de nombreux secteurs de l’industrie. Nous sommes un groupe international actuellement implanté dans 29 pays, avec des agents répartis dans 50 pays sur quatre continents. Nos 5 500 collaborateurs partagent un engagement commun auprès de nos clients dans de nombreux secteurs de l’industrie, afin de leur proposer des solutions complètes et un accompagnement sur le long terme. Fondée en 1892, l’entreprise n’était à l’origine qu’un petit atelier installé à Horgen/Zurich. Aujourd’hui, c’est une multinationale basée à Pfäffikon, en Suisse.

Experts in Man and Machine

Acteur international majeur en automatisation industrielle, Stäubli Robotics fournit des services d’ingénierie et d’assistance technique reconnus pour leur efficacité et leur fiabilité.

Dans de nombreux domaines industriels, les hautes performances des robots SCARA, 6 axes, cobots et systèmes de robot mobile permettent à Stäubli et ses clients de relever le défi de l’Industrie 4.0.

www.staubli.com

 

Quel était le besoin de base ? 

La division Robotique de Stäubli Faverges prête régulièrement des robots ou cellules de démo soit à des prospects souhaitant tester nos produits avant de passer commande, soit aux différentes filiales du groupe Stäubli dans le monde, qui ont besoin de matériel notamment pour des salons. De nombreuses équipes sont impliquées autour de ce sujet : commerciaux, assistantes administratives, équipes techniques, sans oublier nos collègues demandeurs dans les filiales. Chacun gérait le planning de prêt de son côté, avec son propre Excel, avec des noms d’équipements pas toujours identiques. Les demandes de prêt se faisaient, elles, dans un outil obsolète, peu ergonomique et peu performant. Avec à ce jour près de 45 cellules de démo et 200 robots dans nos parcs de prêt, cette situation devenait de plus en plus compliquée. Il était nécessaire d’avoir un point d’entrée unique et consolidé pour la gestion des parcs, la création des demandes et la planification des prêts. 

 

Qu’utilisiez-vous avant ? 

Avant, les demandes de prêt étaient faites dans Lotus Notes puis le planning était mis à jour en conséquence dans différents fichiers Excel maintenus à la main. Il y avait autant de fichiers de planification que de parcs de prêts et chaque équipe remaniait un peu les plannings dans une version de son côté, pour y ajouter ses propres tâches selon sa vision des choses. 

 

Quelles étaient vos attentes ? 

Le but était principalement de créer un point d’entrée unique et de référence pour la planification ; que chaque équipe puisse enrichir un même planning avec les tâches à faire pour honorer le prêt (préparation des équipements, organisation du transport…). Il était important que chaque acteur de la gestion des prêts ait une vision complète et partagée du planning des prêts, notamment en visualisant les tâches des autres. Avant, la planification ne fonctionnait pas toujours bien car toutes les tâches ne figuraient pas dans tous les plannings, ce qui menait régulièrement à des conflits, à résoudre dans l’urgence et parfois sous stress. 

Qu’est-ce qui vous a séduit dans l’application GDPE et notamment dans la partie planning ? 

Le planning de l’application est très proche du visuel que nous aurions eu avec un Excel, ce qui a permis aux utilisateurs de s’y retrouver très vite et très facilement. Il est intuitif et simple d’utilisation. Un autre grand intérêt de ce planning est qu’il se met automatiquement à jour en fonction des demandes de prêts reçues et de leur statut (en attente de validation, validée, annulée…), ce qui fait gagner du temps aux assistantes administratives qui n’ont plus à réserver les équipements manuellement à chaque demande de prêt. 

 

Qu’est-ce qui vous a le plus plu dans notre démarche projet ? 

Le gros point fort de la démarche projet a été de travailler en mode itératif. Ainsi, côté métier, nous avons pu vérifier la conformité des fonctionnalités avec le cahier des charges au fur et à mesure et faire corriger le tir au plus tôt en cas d’incohérence. Ceci nous a également permis de se projeter dès la phase de développement dans l’application et de pouvoir faire quelques demandes d’évolution qui nous sont venues en tête en voyant les démos de l’application. 

 

Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution ? 

La solution apporte une meilleure synchronisation des équipes autour de notre gestion des prêts. Elle permet de visualiser de façon simple et intuitive des éléments qui sont, à la base, assez complexes. 

 

Comment l’application a-t-elle été adoptée par les utilisateurs ? 

Les utilisateurs clés ont été impliqués dès la phase de développement et ont été invités à donner leur feedback à chaque livraison intermédiaire. Tout n’a pas pu être traité mais nous avons fait au mieux pour prendre en compte les points les plus importants. Pour moi, en tant que chef de projet fonctionnel, il est primordial que ce qui est développé convienne avant tout à ceux qui utiliseront le plus l’application ! A la fin des développements, j’ai formé les utilisateurs clés et nous avons fait une phase de test en conditions réelles d’un mois avec eux pour valider, avec des cas réels, que l’application répondait aux principaux besoins et ne comportait pas de bugs majeurs ou bloquants. Leurs retours ayant été globalement positifs à l’issue de cette phase de test, nous sommes très vite passés à l’échelle en production. L’adoption s’est dès lors plutôt bien passée ; même s’il reste toujours des améliorations possibles, l’application propose de toutes façons quelque chose de mieux que ce que nous avions avant, ce qui facilite le changement. 

 

Quels dysfonctionnements/risques cherchiez-vous à résoudre ? 

Nous cherchions avant tout à nous débarrasser de tous les fichiers Excel manuels de planification et de gestion des parcs, qui étaient source d’erreurs et de conflit de planning, à gérer dans l’urgence. Ce n’était en outre pas un fonctionnement viable à terme, au vu de l’augmentation du nombre d’équipements et de prêts à gérer. 

 

Bénéfices/ROI ? 

Administrativement, le gain de charge est estimé à 20%. On peut espérer également réduire les conflits de planning (ou a minima les identifier et les gérer plus tôt), ce qui, je l’espère, générera moins de stress au niveau de toutes les équipes. Les parcs de prêt sont aussi mieux répertoriés et mieux identifiés, ce qui facilitera la gestion et la localisation des différents équipements à un instant t. 

 

Quelle est votre vision/perception de la notion de service chez Désirade ? 

Désirade fait preuve selon moi d’un sens du service irréprochable. Les équipes sont à l’écoute et disposées à faire au mieux pour satisfaire le client et assurer la réussite du projet. Dès le début, l’approche que nous avons eue avec le chef de projet Désirade s’inscrivait dans la transparence, l’honnêteté et la rigueur, ce qui a probablement grandement contribué à la réussite du projet. 

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PADI (Thales Alenia Space)

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Eric Bousquet (Chef de Projet côté Utilisateur)

Christel Valentinotti (Chef de Projet côté Direction des Systèmes d’Information)

Denis Darnaudet (Autorité dans le domaine industriel pour le Centre de Compétence Électronique France)


L’entreprise 

Combinant plus de quarante ans d’expérience et une diversité unique en terme d’expertise, de talents et de cultures, les architectes de Thales Alenia Space conçoivent et délivrent des solutions innovantes pour les télécommunications, la navigation, l’observation de la Terre et la gestion de l’environnement, l’exploration, les sciences et les infrastructures orbitales. Les institutions, gouvernements et entreprises comptent sur Thales Alenia Space afin de concevoir, réaliser et livrer des systèmes satellitaires : pour géo localiser et connecter les personnes et les objets partout dans le monde; pour observer notre Planète; pour optimiser l’utilisation des ressources de la Terre ainsi que celles de notre Système Solaire. Thales Alenia Space a la conviction que l’espace apporte une nouvelle dimension à l’humanité pour bâtir une vie meilleure et durable sur Terre. Société commune entre Thales (67%) et Leonardo (33 %), Thales Alenia Space a réalisé un chiffre d’affaires d’environ 2,15 milliards d’euros en 2019 et emploie environ 7700 personnes dans 9 pays.

www.thalesaleniaspace.com

 

Le service demandeur et le besoin

Le Centre de Compétences Électronique France de Thales Alenia Space (1000 personnes environ) conçoit et produit des équipements électroniques pour les satellites.

La ponctualité des dossiers de production est un enjeu pour la tenue des délais de réalisation. Le volume et la complexité des articles (versions de gammes, nomenclatures, arborescences …) nécessitent une coordination, des arbitrages entre le service production et le bureau d’études.

Pour cela, le bureau d’études pilote le planning des dossiers de production. Il doit en connaître le besoin. C’est-à-dire les dates de début de fabrication des articles. L’outil PADI fournit cette information.

 

L’existant 

« A l’origine, le bureau d’études pilotait cela à l’aide de tableurs dans lesquels l’information était difficilement visible. Je l’ai rendu plus simple d’accès et efficace, avec du code VBA (Visual Basic pour Applications) ». Eric Bousquet.

Cet outil « PADI », au départ local, a beaucoup plu. Il a connu une large diffusion dans le service et des évolutions importantes. Le Centre de Compétences Électronique France a donc eu besoin de l’industrialiser…

 

Genèse du projet Web 

L’outil Excel – VBA (Visual Basic pour Applications) a servi de cahier des charges pour la définition d’une solution industrielle (web, base de données) et ergonomique (visuel, intuitif et simple) PADI+

 Les attentes 

  • De grandes attentes en termes d’ergonomie : un visuel planning, par équipement, par métier, par produit, … 
  • Un outil plus interactif, plus partagé, facilitant et fiabilisant la mise à jour des données (saisies, interfaces, …). 
  • Un outil facile, intuitif, répondant bien aux besoins spécifiques de chacun, en fonction de son activité (divers points de vue sur les données et actions). 

 

Ce que l’équipe Thales Alenia Space a aimé 

Nous avons obtenu un produit intuitif et pratique. Nous apprécions  

  • La réactivité des affichages (temps de réponse du visuel après mise à jour),
  • Des options pratiques
  • Un accès rapide et intuitif à la donnée importante 

« Pour la Direction des Systèmes d’Information, disposer d’une application web (donc partageable, ne nécessitant pas d’installation) avec une base de données (que l’on peut référencer, interfacer, …), cela apporte un plus en termes d’évolutivité, de maintenabilité, sans parler de s’abstraire des migrations de Windows. » Christel Valentinotti

L’outil s’intègre mieux dans le Système d’Information de Thales Alenia Space.

 

Démarche projet de Désirade 

L’équipe Thales Alenia Space a apprécié notre vraie agilité :

  • Capacité de Désirade à participer activement à la définition du produit :
    • Écoute et compréhension des besoins,
    • Restitutions sur des prototypes, notamment sur un espace démo mis en ligne, qui permet de « jouer » avec le prototype, de le voir évoluer, d’envoyer ses remarques. 
  • Capacité de Désirade à être force de proposition:
    • Répondre aux remarques des utilisateurs avec des corrections rapides et adaptées 
    • Capacité à proposer des solutions, à jouer son rôle de conseil, par rapport aux demandes clients. 

Cela aboutit à un produit réussi, qui répond bien aux besoins client. 

 

Bénéfice – ROI 

« Difficile à dire aujourd’hui, car le produit est en pré – production. C’est un produit qui fournit de l’information pour améliorer la ponctualité. C’est un des éléments du plan d’amélioration continue « Ambition Boost » du Centre de Compétence Electronique France de Thales Alenia Space. » Denis Darnaudet.

 

Retours utilisateurs 

Les premiers utilisateurs en pré – production actuels sont ravis du produit : plus pratique, plus facile d’accès, plus rapide, meilleure interface (plus fluide à utiliser).

Pour accompagner les adeptes de la « liberté d’Excel où on peut tout faire », les facilités d’export vers HTML laissent la possibilité de s’exprimer.

Il faudra un peu d’accompagnement au changement.

 

Sens du service – Support

L’équipe Thales Alenia Space a apprécié le sens du service de Désirade, notre support. 

 « Lorsqu’on pose des questions, lorsqu’on vous sollicite, il y a toujours du répondant. La réalisation n’est pas forcément immédiate (fonction de la charge de travail), mais la prise en compte est rapide et pertinente. » (C. Valentinotti) 

Le client se sent bien accompagné. Il y a des échanges constructifs. Désirade s’intéresse à notre besoin de planification

 

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Retour d’Expérience Confinement

Mi-mars, nous changeons d’époque, la crise sanitaire, puis économique déboule.

  • L’équipe Désirade se met en télétravail et adapte ses comportements avec cohésion et bonne humeur (rituels des bonjours, goûters …). Nous prenons soin les uns des autres et veillons à ce que personne ne reste isolé.
  • Anticipant une baisse d’activité, nous lançons le renouvellement de notre Framework Corail dont la V5 sortira en octobre. Aussi, l’amélioration des outils de gestion interne : BDRH, CRM, Prévisionnels d’activité.
  • La prospection devenue incongrue, nous retrouvons du temps pour la Communication : nous démarrons un recueil de témoignages clients et une Newsletter thématique (Small Apps et …). Les retours clients font chaud au cœur.
  • Nous relançons la dynamique commerciale avec notre partenaire Infotel : notamment l’organisation ensemble d’un Webinar « Small Apps », prochainement.

7 semaines après, nous déconfinons mais restons en télétravail, avec encore de l’activité projet. Alors oui, nous avons changé d’époque et demain reste incertain, mais nous continuons à avancer, ensemble.

Cette dynamique d’équipe nous apporte solidité et sérénité. Nous en témoignons comme un encouragement pour tous.

A Désirade, on continue d’avancer

Aujourd’hui (lundi 06 avril), c’est la 3ème fois que notre réunion hebdomadaire de toute l’entreprise se fait en télétravail.

C’est un peu brouillon, plus lent que d’habitude, mais nous nous habituons…

Même si nous avançons en mode « dégradé », nous avançons quand même, en préservant notre esprit d’équipe.

Par exemple, nous avons mis en place un fil de chat « général » sur Teams afin d’échanger tous ensemble, et dans lequel la convivialité s’exprime.

 

Ci-dessus, des photos issues du chat : partage de nos goûters ou bien de nos postes de travail à la maison.

Utilisation intensive du télétravail

Suite à la crise sanitaire mondiale (COVID-19), Désirade est en télétravail depuis lundi 16 mars matin. Teams (sur)chauffe mais les projets continuent pour nos clients.

Nos chances : l’expérience de télétravail régulier (partiel ou total), des outils et un management de proximité avec les clients et les collaborateurs.

On en profite aussi pour traiter des sujets de fonds et on continue à blaguer via Teams.

Prenez soin de vous et de vos proches.