Prise en maintenance d’applications MES

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Pierre Moille – Directeur des opérations

Nicomatic

L’entreprise 

Nicomatic est un acteur reconnu dans le domaine de la micro-connectique.
Avec le siège social et le site de production basés en Haute-Savoie en France, ce groupe international familial développe et fabrique, depuis plus de 40 ans, des solutions d’interconnexion innovantes pour les environnements sévères. Avec 350 personnes, la société met à disposition de ses clients son expérience et son savoir-faire dans la connectique à travers 10 filiales dans le monde.

Certifié ISO9001 & EN9100, la société travaille principalement dans les secteurs de l’aérospatial, la défense, le médical, et l’industrie. Sur cette niche, Nicomatic se distingue par sa capacité de fournir des produits hautement personnalisés dans des délais très courts et sans un minimum de commande.  Nicomatic est le Lego des connecteurs, les produits sont facilement configurables grâce à l’outil en ligne sur le site www.nicomatic.fr .  L’innovation et les solutions sur mesure sont notre spécialité.

Nicomatic s’est engagée dans une démarche d’entreprise responsabilisant et apprenante qui lui confère une grande agilité, cela, pour répondre avec ses clients aux défis de demain tout en créant un cadre épanouissant pour les employés.

 

Quel était le contexte avant notre collaboration ?

Nous disposions d’un ERP pour les besoins de l’entreprise, nous avions développé un mini MES (Manufacturing Execution System) et plusieurs outils spécifiques pour gérer la planification ainsi que la production. Ces applications, développées et modifiées durant plusieurs années nous ont permis d’atteindre nos objectifs de qualité, de réactivité et de diversité.

Avec la croissance de l’entreprise, l’écart s’est creusé entre les nouvelles attentes et notre capacité à faire évoluer rapidement notre Système d’Information.

La mission de l’équipe « transformation numérique » a pour objectif d’accélérer le développement du SI du Groupe Nicomatic. Notre choix s’est porté sur des progiciels du marché pour le CRM, l’ERP et le MES en travaillant en partenariat avec les éditeurs et intégrateurs.

Il nous fallait réussir cette transition tout en maintenant notre performance industrielle. Cela passait par la sécurisation et la maintenance des « applications maison » mais également en professionnalisant quelques applications spécifiques.

 

Quel était le sujet du projet ?

Nous cherchions à confier à un tiers nos applications Winforms développées en VB.Net afin qu’il en prenne la maîtrise et la maintenance pour Nicomatic.

Quel était votre rôle sur le projet ?

En tant que directeur de production, j’ai développé et fait évoluer la plupart de ces applications pour planifier, fabriquer et contrôler nos produits.

Ces outils collaient aux besoins de Nicomatic, avaient une cohérence, mais ne s’inscrivaient pas dans un Système d’Information global. Et la retraite arrivant il me fallait organiser la transmission dans de bonnes conditions.

Je gère donc depuis un an ce transfert de compétences avec Désirade pour les outils informatiques.

 

Quel étaient les risques de ce projet ? Notamment pour l’externaliser ?

Ce sont plusieurs programmes complexes de plusieurs dizaines de milliers de lignes, étroitement liés aux spécificités de nos métiers.

Étant utilisés au quotidien par plus de 70 personnes, ils doivent rester très fiables et garantir la qualité des données enregistrées dans les bases SQL.

S’ajoute que l’arrivée du MES et l’évolution des flux nécessite d’adapter quelques fonctionnalités pour répondre aux nouveaux besoins.

Bien que le code soit structuré et documenté, ces applications sont pointues et complexes d’un point de vue métier, ce qui les rend difficile à appréhender par un tiers éloigné de l’entreprise.

 

Quel à été le déclencheur de votre collaboration avec Désirade ?

Il s’agit de Catherine Guillet, responsable de l’équipe de transformation numérique. Elle avait pu travailler avec Désirade par le passé et avait donc déjà expérimenté sa capacité à prendre en main des applications métier spécifiques avec succès.

 

L’éloignement géographique a-t-il été un frein au début de la relation ?

Nous avions besoin d’avancer sur la modernisation du SI. Surtout, il nous fallait nous ouvrir à des partenaires professionnels qui nous apportent d’autres visions.

Au début, je n’avais pas d’inquiétude spécifique, c’était même un challenge que de transmettre à un tiers. C’est important de construire mais il faut aussi savoir pérenniser.

L’évolution informatique nous contraint à innover et nous permet de penser différemment. Alors que c’est compliqué d’avoir toutes les compétences sur site ou au voisinage, la distance n’est plus un obstacle grâce aux moyens de communication.

 

Comment se sont passés les premiers échanges avec Désirade ? Qu’en avez-vous pensé ? 

Au départ, Stéphane (Désirade) est venu « s’immerger » pendant quelques jours, pour bien prendre en compte notre métier, nos applications. Il a plongé dans le code. Il en a sorti un audit, fidèle à l’existant, ce qui a montré qu’il avait bien compris la première application. Sa démarche était intéressante : il a vu les points clés, a su aller à l’essentiel en évitant de se noyer dans l’immensité du code.

 

Comment vous êtes-vous organisés avec Désirade pour ce projet à distance ? Les facteurs de succès ?

À la fin de son séjour, nous avons bâti un plan d’actions pour reprendre la première application. À son retour, Stéphane avait collecté les informations suffisantes pour prendre la main sur cette application et nous avons mis en place une organisation de travail, en nous appuyant sur Passerelle (le portail de Désirade pour les applications clients) : le transfert de l’application, les tests, la validation, la gestion de la documentation, …

Nous avons ensuite enchaîné avec une deuxième, puis une troisième application. Maintenant Désirade gère les évolutions et les corrections en coordination avec nous.

Nous échangeons beaucoup par mail et par Visio. Stéphane est revenu 2 fois sur notre site. Cela l’aide à bien comprendre les nouveaux sujets, à les relier à nos besoins concrets. Cette pratique construit aussi la confiance avec nos collaborateurs : on cherche ensemble, on surmonte les obstacles ensemble …

Forts de cette réussite, nous avons lancé un nouveau projet portant sur la valorisation de nos données. Toujours en lien avec Stéphane, c’est l’équipe de Désirade Lyon qui se charge du développement.

 

Qu’avez-vous le plus apprécié dans notre collaboration ?

Très rapidement, la confiance s’est construite. Stéphane est venu chez nous : ses séjours ont été très constructifs. Cela a facilité ses relations avec les gens du métier …  Nous apprécions aussi son dévouement, sa volonté de rendre service, le professionnalisme, la réactivité et les résultats.

 

Désirade est-il devenu un prestataire clé pour vous ? Si oui, pourquoi ?

Nous avions besoin d’un partenaire de confiance sur qui s’appuyer pour les besoins spécifiques en complément des éditeurs de progiciels, avec du professionnalisme, de la modernité, d’autres idées.

Désirade est devenu ce partenaire, c’est riche de partager avec quelqu’un qui comprend notre métier et nous accompagne si bien sur nos besoins spécifiques.

 

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Gestion des informations réglementaires des produits mis sur le marché

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Laëtitia Bertin – Spécialiste en affaires règlementaires

Dopharma

L’entreprise 

Dopharma est une entreprise néerlandaise de fabrication et distribution de produits vétérinaires pour les animaux de rente (volailles, ruminants, porcs) (anti-bactériens, anti-inflammatoires, anti parasitaires, vitamines…). En 2019, Dopharma a racheté à Boehringer Ingelheim son site de production de Saint Herblon, donnant ainsi naissance à Dopharma France.

www.dopharma.com

 

Bonjour, pouvez-vous vous présenter en quelques mots ?

Je suis Laëtitia Bertin, spécialiste en affaires règlementaires. Nous déposons les dossiers d’enregistrements pour les demandes de mises sur le marché et la gestion du cycle de vie des produits. Nous sommes soumis à une réglementation rigoureuse, en tant que producteur de produits pharmaceutiques.

 

Quel était le contexte avant notre collaboration ?

Le site de fabrication de Saint Herblon appartenait à Boehringer Ingelheim. Le projet de cession de notre site de fabrication (2018- 2019) a nécessité la séparation des Systèmes Informatiques.

Pour gérer les aspects règlementaires des produits fabriqués à Saint Herblon, un outil et une base de données ont alors dû être construits pendant la période de transition, afin que le site soit autonome sur ce sujet à la date de la cession effective.

 

Quel était le sujet du projet ?

Le projet est bien la réécriture du système de gestion des affaires règlementaires, en s’adaptant au contexte spécifique de notre site de production (produits, taille de l’entreprise, etc.).

Quel était votre rôle sur le projet ?

Les managers ont participé à la définition du cadre et du planning (très serré) qui était contraint par la date de cession effective. Je suis intervenue sur les spécifications, le développement et les retours d’expérience des utilisateurs ; aussi sur la validation de la base de données (respect des bonnes pratiques pour une entreprise pharmaceutique), le manuel utilisateur et les procédures d’utilisation (rôles, actions en cas de crash, …) …

J’étais donc une des Key Users, mais je n’étais pas seule. L’Assurance Qualité, l’Informatique, les collègues des Affaires Règlementaires ont aussi participé activement au projet. Il n’y a qu’à voir notre photo de groupe.

 

Quel étaient les écueils et les risques principaux du projet ?

  • Le cadre de la cession du site : timing très court ; il fallait finir avant la date de cession officielle.
  • L’ergonomie, la facilité d’utilisation pour nos collaborateurs
  • La reprise des données depuis la base Boehringer Ingelheim : très délicat à retoucher une fois la cession faite.

L’ergonomie, l’aspect pratique étaient importants, car notre activité est très réglementée (beaucoup de procédures, beaucoup de données liéees à l’AMM qui dépendent des produits) et la période de démarrage était délicate (de nouveaux acteurs à intégrer et former).

 

L’éloignement géographique a-t-il été un frein au début de la relation ?

Non, car nous étions habitués à travailler à distance avec le siège de B.I. à Lyon et les distributeurs répartis un peu partout dans le monde. Nous avions la culture de ce travail à distance et nous maîtrisions les outils collaboratifs. Il n’y avait donc aucun a priori.

 

Comment se sont passés les premiers échanges avec Désirade ? Qu’en avez-vous pensé ? 

Les premiers échanges se sont passés simplement : Géraldine (Désirade) nous a beaucoup écouté, fait expliquer. Elle comprenait bien notre métier et nos attentes.

Elle a aussi beaucoup expliqué, répondu à nos demandes ; elle nous conseillait, était force de proposition. En parlant de façon posée, en vulgarisant les aspects techniques, pour se faire comprendre, elle a rapidement gagné notre confiance.

Aussi, le timing avait imposé un cadre au projet. Nous nous y sommes tous pliés. Lorsque nos demandes s’écartaient trop de ce cadre, Géraldine nous y ramenait, car il fallait tenir le planning.

 

Comment vous êtes-vous organisés avec Désirade pour ce projet à distance ? Les facteurs de succès ?

Pour tenir le planning, nous avons mis en place une bonne méthode de travail, avec des points quasi hebdomadaires. Géraldine nous proposait des maquettes ou prototypes, nous lui faisions nos retours, tout cela étant cadencé pour tenir le planning. Les facteurs de succès :

  • Le fait qu’utilisateurs et informaticiens collaborent dès le début du projet : cela a évité les incompréhensions, les quiproquos et cela a permis à chacun de comprendre les attentes et les difficultés de l’autre et de s’inscrire dans une dynamique d’équipe.
  • Un suivi rigoureux des actions / modifications et du planning, par tout le monde, mais bien piloté par Géraldine qui a concilié « rendre service » et « rester dans le cadre pour tenir le planning », avec aussi des compte-rendu de réunion écrits.

 

Qu’avez-vous le plus apprécié dans notre collaboration ?

Nous avons été impliqués dès le début du projet : nous avons pu nous exprimer, nous avons été écoutés et « pris en compte » par Géraldine notre interlocuteur unique sur l’ensemble du projet. Son écoute, sa capacité à s’adapter à nous ont été précieuses, ainsi que sa disponibilité et ses réponses rapides.

Elle a aussi bien piloté le projet :

  • chercher des réponses à nos demandes
  • nous recadrer (dire non) lorsqu’il n’y avait pas de solution simple, lorsque nos demandes étaient trop hors cadre.

Elle expliquait cela de façon posée, transparente, respectueuse. Sa conduite nous rassurait.

Au bilan, nous sommes ravis car le projet est une réussite, pour un outil qui est central à notre activité. Nous continuons notre collaboration pour faire évoluer l’application.

 

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Small Apps et … Projets à distance

A Désirade, nous disons que notre offre Small Apps permet de professionnaliser l’informatique de proximité. En effet, les grands logiciels de gestion répondent à l’essentiel des besoins de l’entreprise, mais ne vont pas jusqu’aux particularités locales. Les ingénieurs et managers de nos clients voient régulièrement des pistes d’optimisations, des besoins complémentaires à ces grands logiciels et cherchent à y apporter des solutions.

Jusque récemment, nous associions cette proximité à une notion de territoire, à Toulouse et Lyon. Notre équipe lyonnaise à pourtant collaboré avec Stäubli (Annecy), avec Schneider Electric (Aubenas) dont la proximité géographique avec nos locaux de Gerland reste discutable.

Et puis il y a eu le confinement : empêchés de rencontrer nos clients, réduits aux outils collaboratifs (Merci Teams, Klaxoon !), nous avons continué à avancer et ça a bien fonctionné.

Le déclic était venu un an avant, de Dopharma, de ce projet difficile mais réussi sans aucune rencontre physique (voir le témoignage ici).

Nous en avons parlé en interne et avec les clients ; il en ressort que la proximité, c’est plus un état d’esprit que de la géographie.

C’est déjà  installer un « langage commun », dépasser l’informatique pour aller vers le métier de l’autre : réaliser que le projet n’est pas que « programmer », c’est surtout bâtir un outil pour faciliter/améliorer le travail de personnes.

La proximité c’est alors : s’intéresser à eux, leur poser des questions, proposer des solutions, vulgariser les points techniques, accepter les critiques, se rendre disponible…

Le client voit que l’on cherche à l’aider, lui rendre service, alors la confiance démarre.

La proximité, c’est aussi de l’humain. Nous collaborons avec des gens pour imaginer et bâtir leur outil. De nos témoignages clients, il ressort de l’émotion : « on cherche ensemble, on surmonte les obstacles ensemble » ; « Nous apprécions aussi son dévouement, sa volonté de rendre service »…

Parce qu’à un moment donné, on a fait un effort supplémentaire, on a donné de soi, on a créé en face une émotion positive, une reconnaissance. Cela tisse le lien et permet d’aller plus loin.

Bien sûr, tout cela n’est rien sans professionnalisme, sans rigueur, sans technicité. Ce socle de compétence est nécessaire. Mais le service est meilleur quand nous dépassons les process pour nous approcher de nos clients.

Cette proximité, nous l’entretenons en associant à chaque client un référent client. Le référent est le contact privilégié du client chez nous ; il s’imprègne de son métier et de sa culture et les transmet à l’intervenant Désirade. Il s’assure du niveau de service (qualité, réactivité, flexibilité) et s’inscrit dans une démarche de progrès avec son client (propositions d’amélioration). Cette dynamique est d’autant plus riche que nos référents sont stables à Désirade.

Alors oui, la proximité c’est un état d’esprit. Elle découle naturellement de nos fondamentaux : « rendre service à nos clients » et « avancer en équipe ».

Elle est régulièrement impulsée par nos anciens vers les juniors pour être vécue avec nos clients.

Retrouvez les témoignages clients ici !
  • L. Bertin – Dopharma – Gestion des informations réglementaires des produits mis sur le marché Lire 
  • P. Moille – Nicomatic – Prise en maintenance d’applications MES – Lire