Laëtitia Jehanno (Directrice Générale adjointe du CHU de Toulouse),
Le CHU de Toulouse est classé 1er hôpital de France en 2024. C’est un établissement hospitalier d’envergure, avec plus de 16 000 agents, dont environ 12 000 paramédicaux et 4 000 médecins. C’est un CHU multisites, le plus important de l’ancienne région Midi-Pyrénées, que l’on considère parfois comme l’hôpital grand-frère d’Occitanie ouest, avec des enjeux liés tant à son activité de soin que de formation, de recherche ou de politique d’emploi, et donc de fidélisation des professionnels.
Dans le cas de l’élaboration de son projet d’établissement 2023-2028, le CHU de Toulouse s’est posé la question de la création d’un suivi des projets et initiatives qui seraient portés par toutes ses équipes. Un projet d’établissement, c’est plus de 400 projets sur 5 ans, avec des équipes pouvant changer ou se renouveler — rendant leur suivi, leur pilotage et leur continuité particulièrement complexes.
C’est dans ce contexte que la DSN a engagé un dialogue avec Désirade afin d’étudier la création d’une méthode de suivi des projets, d’abord en interne et sur son propre périmètre. Cette réflexion a retenu l’attention de la Direction Générale, qui a décidé d’en faire un sujet institutionnel, avec une première étape concentrée sur le suivi et le pilotage du projet d’établissement 2023-2028.
Une première version de l’outil a été déployée en même temps que le projet d’établissement, en mars 2024. Cette expérience ayant donné satisfaction, le CHU a décidé d’étendre EFOLIO afin d’englober l’ensemble de la gestion des projets de l’institution. Cette nouvelle version, plus globale, a été déployée en mars 2025, faisant d’EFOLIO la plate-forme unique de pilotage de toutes les initiatives, quelle que soit leur origine ou leur périmètre.
Quel était le besoin de base ?
Nous avions besoin d’un outil collaboratif, simple et intuitif, pouvant accompagner chaque porteur de projet depuis l’idée jusqu’à la mise en œuvre, tout en donnant une visibilité globale sur l’avancement de toutes les initiatives.
Notre objectif, avec EFOLIO, est de faire de chaque agent le porteur actif de l’évolution de son activité, de l’inviter à proposer des projets, et de lui assurer un accompagnement jusqu’à leur concrétisation. C’est donc une politique de management de proximité que nous avons souhaité renforcer, afin que chaque professionnel se sente acteur de l’évolution de l’institution.
Le souhait également portait sur un outil permettant un partage d’informations facilité et une transparence de l’avancement de l’instruction des projets, pour éviter les incompréhensions ou les blocages.
Qu’utilisiez-vous avant ? Quels dysfonctionnements/risques cherchez-vous à régler ?
Nous travaillions avec des tableaux Excel, des mails échangés et des documents dispersés. Cette dispersion engendrait des risques liés à la création de silos, de pertes d’information, de délais non respectés et d’une visibilité limitée sur l’avancement des projets.
De plus, le contexte institutionnel, avec un turn-over assez important des équipes d’encadrement, renforçait le sentiment de perdre la mémoire des initiatives et de recommencer sans cesse le même travail. Cette situation démobilisait parfois les équipes de terrain.
C’est pour remédier à toutes ces difficultés que nous avons décidé de doter l’établissement d’une porte d’entrée unique et d’une méthodologie partagée, afin d’offrir un suivi clair et d’encourager toutes les initiatives issues des équipes de terrain.
Quelles étaient vos attentes ?
Nous attendions un outil équipé d’un circuit de validation pouvant s’adapter tant aux initiatives locales que structurantes, avec des guides, de l’aide méthodologique et une visibilité globale afin d’améliorer le pilotage des projets de l’établissement.
Nous voulions également que l’outil EFOLIO soit la plateforme unique centralisant l’ensemble des projets et initiatives portés par nos équipes, afin d’offrir une représentation globale de tout ce qui est lancé et d’assurer que chaque porteur de projet soit équipé des mêmes moyens et des mêmes méthodes.
Qu’est-ce qui vous a le plus plu dans notre collaboration (contact, démarche projet, organisation) ?
Nous avons particulièrement apprécié l’écoute, l’adaptation des équipes Désirade, leur capacité d’immersion dans nos pratiques professionnelles et leur volonté d’avancer main dans la main avec nous jusqu’à l’aboutissement de l’outil. Cette co-construction a été un facteur clé de succès
Quels sont les principaux bénéfices apportés par la solution ?
EFOLIO nous offre une vision globale sur l’avancement de nos projets, une meilleure maîtrise des délais, des responsabilités et des risques, et nous permets d’anticiper les impacts liés à chaque opération.
Il favorise le partage d’information et crée une représentation commune des initiatives, afin que chaque acteur, que ce soit sur le terrain ou dans une direction fonctionnelle, soit informé et impliqué, quelle que soit son expertise ou son métier.
Comment l’application a-t-elle été adoptée par les utilisateurs ?
Le déploiement est en cours depuis mars 2025. Ce que nous avons souhaité mettre en place avec EFOLIO implique un changement de méthode important pour l’ensemble des équipes, et l’enjeu est donc particulièrement fort.
L’accompagnement au changement se fera donc sur la durée.
La cellule projet accompagne actuellement ce déploiement : elle organise de nombreuses formations à la gestion de projet et à la prise en main de l’outil sur l’ensemble des sites du CHU afin d’être au plus près des équipes et de les soutenir pas à pas dans l’appropriation de la plateforme.
Nous avons également travaillé sur l’organisation des directions fonctionnelles afin d’adapter leur fonctionnement et leur suivi des projets aux nouveaux process définis dans EFOLIO. C’est donc un changement progressif que nous avons mis en place.
Pour autant, nous sommes particulièrement optimistes, car l’outil est ergonomique, et il est perçu de manière positive tant par les médecins que par les paramédicaux, qui y voient un réel intérêt en termes de partage de l’information et de centralisation des initiatives.
Quelle est votre vision/perception de la notion de service chez Désirade ?
Désirade va bien au-delà d’un simple prestataire technique. C’est un réel partenaire, attentif, réactif et créatif, qui prend le temps d’écouter nos besoins, de nous proposer des solutions sur mesure et de nous accompagner jusqu’au déploiement.
Avez-vous des éléments de retour sur investissement mesuré ?
Il est encore trop tôt pour chiffrer avec exactitude le retour sur investissement, tant sur le plan des coûts que sur celui des performances, car le déploiement est encore en cours et que le changement de pratiques prend du temps.
Toutefois, nous avons d’ores et déjà constaté des gains opérationnels liés à la centralisation des initiatives, à leur suivi plus rigoureux, et à la création d’une méthodologie partagée. Cette transformation nous a permis d’optimiser nos process, d’améliorer la visibilité globale sur nos projets et donc leur pilotage.
Au-delà de tout cela, nous sommes certains que cet outil peut correspondre aux besoins de nombreux établissements de santé, qu’ils soient publics ou privés. EFOLIO va en effet bien au-delà d’un simple outil de gestion de projet : c’est une solution structurante, renforcée par une méthodologie d’accompagnement, qui garantit une transformation des pratiques professionnelles gage d’une meilleure efficacité de nos organisations.
C’est la raison pour laquelle le CHU de Toulouse souhaite trouver un cadre permettant la diffusion à d’autres établissements. Nous avons d’ores et déjà quelques structures intéressées par cette démarche, et sommes convaincus que ce n’est que le début d’une belle expérience de partage des compétences et des méthodes.
Comment voyez-vous la suite pour EFOLIO ?
Nous avons bien évidemment toujours des idées et de nombreux sujets d’évolution, car nous sommes dans un processus d’amélioration continue de nos pratiques.
EFOLIO est un outil modulable et sur-mesure, ce qui nous permet d’adapter ses fonctionnalités en fonction des besoins de nos professionnels et de l’évolution de nos méthodes de travail. Nous sommes donc particulièrement attentifs et réactifs afin d’offrir la meilleure expérience possible et d’accompagner chaque acteur de l’institution dans la conduite de ses projets, et ce au plus près des réalités du terrain.
C’est dans cet esprit que nous avons l’ambition d’en faire un levier d’efficacité, de transformation des pratiques et d’aide à la prise d’initiative, tant en interne que pour d’autres établissements de santé.
Petit retour sur Santexpo ?
Nous avons eu l’opportunité de présenter EFOLIO et la démarche d’accompagnement que nous avons mise en place lors de Santexpo.
Des établissements — comme les HCL, Brest ou Montpellier — ont assisté à cette présentation et ont échangé avec nous sur leur expérience et leur propre contexte. Cette rencontre a été particulièrement enrichissante, car elle a permis de constater que nous avons toutes et tous des difficultés similaires en termes de pilotage des projets et d’animation des équipes sur le terrain.
Ils ont trouvé l’outil intuitif, ergonomique et particulièrement pertinent par rapport à leur activité et à leurs besoins. Cette expérience a renforcé notre conviction sur l’intérêt d’EFOLIO et sur son potentiel d’aide, tant en interne que dans d’autres établissements de santé.
